Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

MGG Systems GbR
vertreten durch die Gesellschafter Maik Gensch, Gabriel Sabotka, Gregor Gehrmann
Erbdrostenweg 4, 48653 Coesfeld
E-Mail: info@mggsystems.de
Datenschutz: datenschutz@mggsystems.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach den gesetzlichen Vorgaben nicht zu benennen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@mggsystems.de.

2. Grundsätze und Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Beantwortung Ihrer Anfragen und die Erfüllung von Verträgen erforderlich ist. Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Werbenetzwerke und keine Einbindung externer Schriften oder Skripte, die Besucher über Websites hinweg wiedererkennen.

Im Überblick verarbeiten wir Daten in folgenden Zusammenhängen:

• beim Abruf der Website (Hosting, Auslieferung von Inhalten, Sicherheit),
• bei der cookielosen Reichweitenmessung,
• wenn Sie uns über ein Formular oder per E-Mail kontaktieren,
• wenn Sie Kunde werden (Vertrags-, Kunden- und Rechnungsverwaltung),
• im passwortgeschützten internen Bereich, der nur Mitarbeitenden zugänglich ist.

Rechtsgrundlagen sind – je nach Vorgang – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. sicherer und effizienter Betrieb der Website) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten). Soweit wir ausnahmsweise eine Einwilligung einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

3. Hosting (Vercel)

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA („Vercel“) gehostet. Die Anwendung wird in der Region Frankfurt am Main (EU) ausgeführt. Vercel betreibt zusätzlich ein weltweites Netzwerk zur Auslieferung statischer Inhalte.

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten in Server-Protokollen verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung der Seite, die Abwehr von Angriffen und die Fehleranalyse erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, schnellen und zuverlässigen Betrieb). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. des EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter dort zertifiziert ist. Weitere Informationen: vercel.com/legal/privacy-policy.

4. Datenbank (Neon)

Daten aus Formularen, der Reichweitenmessung und dem internen Bereich werden in einer PostgreSQL-Datenbank bei Neon Inc. („Neon“) gespeichert. Die Datenbank wird in einer Region innerhalb der EU betrieben; die Verbindung ist verschlüsselt. Mit Neon besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für eine etwaige Übermittlung in Drittländer gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist die jeweilige Rechtsgrundlage des zugrunde liegenden Vorgangs (siehe Abschnitte 7, 8, 10 und 11).

5. Cloudflare (CDN für Bilder und Videos, optional Turnstile)

Bilder und Videos dieser Website werden über das Content Delivery Network von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA („Cloudflare“) ausgeliefert. Beim Abruf dieser Dateien verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (insbesondere die IP-Adresse) zur Auslieferung und zur Abwehr von Angriffen.

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Spam-Einträgen kann zusätzlich der Dienst Cloudflare Turnstile eingesetzt werden. Turnstile prüft ohne Rätselaufgaben, ob eine Anfrage von einem Menschen stammt, und verarbeitet dafür Verbindungs- und Browserinformationen. Es werden keine Cookies zur Wiedererkennung über Websites hinweg gesetzt. Ob Turnstile aktiv ist, erkennen Sie an dem entsprechenden Hinweis im Formular.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (schnelle Auslieferung, Sicherheit, Spam-Schutz). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; Übermittlungen in die USA stützen sich auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

6. Transaktionale E-Mails (Brevo)

Für den Versand automatischer E-Mails – etwa Eingangsbestätigungen nach einer Formularanfrage oder Benachrichtigungen an unser Team – nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS), 7 rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet. Brevo hat seinen Sitz in der EU.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässige Zustellung). Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir versenden keinen Newsletter und keine Werbe-E-Mails ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung.

7. Reichweitenmessung ohne Cookies

7.1 Vercel Web Analytics

Wir nutzen Vercel Web Analytics, um zu verstehen, welche Seiten wie häufig aufgerufen werden. Der Dienst arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung vollständiger IP-Adressen. Zur Unterscheidung von Besuchen wird ein kurzlebiger, nicht rückrechenbarer Hash aus technischen Merkmalen gebildet, der nach 24 Stunden verfällt. Eine Wiedererkennung über mehrere Tage oder Websites hinweg findet nicht statt.

7.2 Eigene Statistik

Zusätzlich führen wir eine eigene, datensparsame Statistik für diese und unsere Produkt-Domains. Erfasst werden die aufgerufene Seite, der verweisende Dienst (Referrer, ohne Parameter), der Gerätetyp (Desktop, Mobil, Tablet), das Herkunftsland sowie ggf. Kampagnenparameter (UTM). IP-Adressen werden nicht gespeichert. Zur ungefähren Zählung von Besuchern wird ein Hash aus IP-Adresse, Browserkennung, einem geheimen Wert und dem aktuellen Datum gebildet, der täglich wechselt und nicht auf eine Person zurückgeführt werden kann.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung und Verbesserung unseres Angebots). Da keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich.

8. Kontakt- und Erstgesprächsformular

Über die Formulare auf den Seiten „Kontakt“, „Erstgespräch“, „Support“ und auf Produktseiten können Sie uns Anfragen senden. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Angaben: Unternehmen, Ansprechpartner (Pflichtfeld), E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), Telefonnummer (optional), Mitarbeiterzahl (optional), Beschreibung Ihres Anliegens bzw. des Ablaufs und der gewünschten Lösung sowie Ihre Nachricht. Zusätzlich speichern wir Zeitpunkt, die Seite, von der die Anfrage gesendet wurde, den Referrer sowie zur Spam-Abwehr einen kurzlebigen Hash der IP-Adresse (für die Begrenzung der Anfragen pro Zeitraum).

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Vorbereitung und Durchführung des Erstgesprächs und – bei Interesse – die Erstellung eines Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Soweit Ihre Anfrage keinen vertraglichen Bezug hat, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Spam-Abwehr erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir spätestens 12 Monate nach der letzten Kommunikation. Kommt ein Vertrag zustande, werden die Daten Teil der Kundenakte (Abschnitt 11). Die Eingangsbestätigung und die interne Benachrichtigung werden über Brevo versendet (Abschnitt 6); die Daten werden in unserer Datenbank bei Neon gespeichert (Abschnitt 4).

8a. Bewerbungen über die Karriereseite

Über die Seite „Karriere“ können Sie sich auf ausgeschriebene Stellen oder initiativ bewerben. Verarbeitet werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (Pflichtfelder), Telefonnummer, Verfügbarkeit und Nachricht (optional) sowie die von Ihnen hochgeladenen Unterlagen (Lebenslauf als PDF, optional Anschreiben als PDF). Zusätzlich speichern wir Zeitpunkt, die gewählte Stelle und zur Spam-Abwehr einen kurzlebigen Hash der IP-Adresse.

Zweck ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die Speicherung über das Verfahren hinaus, soweit Sie diese erteilen. Die Unterlagen werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich auf Infrastruktur in der EU gespeichert (Datenbank bei Neon, Dateien in einem nicht öffentlichen Cloudflare-R2-Speicher). Zugriff haben nur die Geschäftsführer der MGG Systems GbR.

Speicherdauer: Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten und Unterlagen spätestens nach sechs Monaten gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine Einstellung erfolgt und Sie nicht in eine längere Aufbewahrung eingewilligt haben. Sie können Ihre Bewerbung jederzeit per E-Mail an jobs@mggsystems.de zurückziehen; wir löschen Ihre Daten dann umgehend. Eingangsbestätigung und Statusnachrichten werden über Brevo versendet (Abschnitt 6).

9. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf dem Transportweg mitgelesen werden könnten; für vertrauliche Inhalte stimmen wir gern einen sicheren Übertragungsweg mit Ihnen ab.

10. Interner Login-Bereich (nur für Mitarbeitende)

Unter /login und /app betreiben wir einen passwortgeschützten Bereich für Mitarbeitende der MGG Systems GbR (Kunden- und Projektverwaltung, Statistiken). Besucher der öffentlichen Website haben hierzu keinen Zugang. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt, das die Sitzung aufrechterhält; optional kommt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz. Anmeldungen und sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Systems) sowie, im Verhältnis zu den Mitarbeitenden, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Session-Cookie ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, da es für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist.

11. Kunden- und Rechnungsverwaltung (Google Drive, sevdesk)

Werden Sie Kunde, verarbeiten wir Ihre Vertrags- und Kontaktdaten (Firma, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, Telefon, Auftrags- und Rechnungsdaten) zur Durchführung des Vertrags, zur Rechnungsstellung und zur Erfüllung steuerlicher Pflichten. Dafür nutzen wir:

• sevdesk (sevdesk GmbH, Offenburg, Deutschland) für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung;
• Google Drive (Google Ireland Limited, Dublin, Irland) zur strukturierten Ablage von Projektunterlagen und Dokumenten je Kunde. Google kann Daten in Drittländer, insbesondere die USA, übermitteln; dies erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Projektbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden oder Mitarbeitenden, die wir im Rahmen eines Auftrags verarbeiten, regeln wir gesondert in einem Auftragsverarbeitungsvertrag.

12. Schriften und externe Inhalte

Alle Schriften dieser Website werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern aufgebaut. Externe Inhalte wie Videos oder Karten anderer Anbieter binden wir derzeit nicht ein. Sollten wir dies künftig tun, werden solche Inhalte nur nach Ihrer Zustimmung geladen, die Sie unter Cookie-Einstellungen erteilen und widerrufen können.

13. Cookies und lokale Speicherung

Die öffentliche Website setzt keine Cookies. Nur im internen Login-Bereich wird ein technisch notwendiges Session-Cookie verwendet (Abschnitt 10). Wenn Sie unter Cookie-Einstellungen die Option „Externe Inhalte erlauben“ aktivieren, wird diese Wahl ausschließlich im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) abgelegt und nicht an uns übermittelt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

14. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger personenbezogener Daten sind ausschließlich die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter:

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

15. Speicherdauer

• Server-Protokolle: in der Regel maximal 30 Tage, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall vorliegt.
• Statistikdaten: dauerhaft in aggregierter, nicht personenbezogener Form; der tägliche Besucher-Hash ist nach Ablauf des Tages nicht mehr zuordenbar.
• Anfragen ohne Vertragsabschluss: bis zu 12 Monate nach der letzten Kommunikation.
• Bewerbungsdaten und -unterlagen: bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Abschnitt 8a).
• Vertrags- und Rechnungsdaten: für die Dauer des Vertrags und anschließend gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre).
• Session-Cookie im Login-Bereich: bis zum Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung.

16. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO), aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben,
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@mggsystems.de.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

18. Datensicherheit

Diese Website wird ausschließlich über HTTPS (TLS) ausgeliefert. Daten in unserer Datenbank werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, Zugriffe sind auf das notwendige Minimum beschränkt und werden protokolliert. Der interne Bereich ist durch Passwort und optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Wir setzen Sicherheits-Header ein und halten die eingesetzte Software aktuell.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Stand: Oktober 2026.