MGG Systems

Anwendungsbeispiel // KMU & Mittelstand

Verwaltungssystem in SharePoint und Microsoft 365

Akten, Vorgänge, Freigaben und Aufgaben in der vorhandenen Microsoft-365-Umgebung – ohne zusätzliche Software.

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel. Dieses Szenario ist typisch für unser Leistungsspektrum und ohne Kundennamen beschrieben. Es ist keine namentliche Kundenreferenz.

Branche
KMU & Mittelstand
Leistungen
SystemintegrationDigitalisierung & Prozesse
Art
Anwendungsbeispiel

01 // Ausgangslage

Wie die Situation aussah.

Ein Unternehmen arbeitet mit Microsoft 365, nutzt SharePoint aber nur als Dateiablage. Vorgänge laufen über E-Mail, die Ordnerstrukturen sind gewachsen und in jeder Abteilung anders.

02 // Problem

Was täglich Zeit und Geld gekostet hat.

Dokumente liegen doppelt oder in falschen Ordnern, Freigaben hängen in Postfächern, und niemand sieht, wo ein Vorgang steht. Eine zusätzliche Software sollte vermieden werden.

03 // Lösung

Was wir umgesetzt haben.

In Etappen, jeweils mit einem Ergebnis, das das Team sofort nutzen konnte.

  1. Etappe 01

    Einheitliche Struktur in SharePoint mit Listen für Vorgänge, Verträge und Fristen – Metadaten statt verschachtelter Ordner.

  2. Etappe 02

    Freigaben und Benachrichtigungen mit Power Automate, Aufgaben in Planner und Teams.

  3. Etappe 03

    Rechte nach Rollen und Abteilungen, Versionierung und Aufbewahrungsregeln.

  4. Etappe 04

    Übersichten je Abteilung und Schulung des Teams im neuen Ablauf.

04 // Ergebnis

Was sich verändert hat.

Die Werte sind als Größenordnung formuliert – sie zeigen die Richtung, nicht ein Versprechen für jedes Unternehmen.

R-01 · Zusätzliche Software
keine
R-02 · Vorgangsstatus
für alle sichtbar
R-03 · Ablage
einheitlich und durchsuchbar

05 // Eingesetzt

Leistungen in diesem Beispiel.

Was hier zusammenspielt, finden Sie im Detail auf den jeweiligen Leistungsseiten.

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